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Rechnungen erreichen Unternehmen häufig in einer sehr heterogenen Form. Einige Rechnungen werden automatisiert per Mail übermittelt, andere finden sich direkt angeheftet an der Lieferung und wieder andere werden noch per Fax versendet. Dabei werden aktuell nur in seltenen Fällen Austauschstandards wie ZUGFeRD für die Übermittlung von Rechnungsinformationen genutzt. Die Digitalisierung Nutzbarmachung der sich auf den Rechnungen befindlichen Informationen ist einerseits mit einem großen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden, andererseits aber auch unabdingbar für die weitere elektronische Verarbeitung in bspw. einem Buchhaltungssystem. Mit dem Demonstrator der Offenen Werkstatt Leipzig soll dem Nutzer ein alternativer Weg aufgezeigt werden, wie bei der Digitalisierung von analogen Rechnungen durch KI Ressourcen eingespart werden können.
Zur Nutzung des Demonstrators stehen beispielhaft verschiedene analoge Rechnungen in der Offenen Werkstatt zur Verfügung. Der Nutzer wählt eine zu digitalisierende Rechnung und erstellt mittels einer Smartphone-App ein Foto dieser. Diese Aufnahme wird durch moderne Texterkennungsalgorithmen (OCR) vorbereitet und zur manuellen Kontrolle angezeigt. Die ermittelten Daten werden dann auf einen Backend-Server hochgeladen, wo sie mittels Methoden des Maschinellen Lernens (Bilderkennung) analysiert und ausgewertet werden. Die Ergebnisse der Analyse werden dem Nutzer erneut auf der Smartphone-App zur Prüfung angezeigt. Ist der Nutzer mit den übernommenen Werten einverstanden, werden die Rechnungsinformationen automatisiert an eine Finanzbuchhaltungssoftware übermittelt. Zudem wird eine Kopie der Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.
Kostenersparnis durch Automatisierung, GoBD-konforme Archivierung elektronischer Steuerbelege, Effizientere Suche nach und in vorhandenen Dokumenten, Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen, Verminderte Fehleranfälligkeit und erhöhte Auskunftsfähigkeit, Beim Scannen wird eine Sicherungskopie erstellt, die vor Verlust schützt.